- il “Titolare del trattamento”, nell’istituzione scolastica stessa, rappresentata dal Dirigente Scolastico;
- il “Responsabile del trattamento” nel Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (D.S.G.A.);
- gli “Incaricati” nel personale ATA e nel personale docente;
- l'"Amministratore di sistema" in una figura esterna a cui si demanda l'incarico di gestire la rete informatica;
- infine altri "Responsabili del trattamento" in esterno (Agenzie, Studi, ecc...)
Vediamole dettagliatamente.
Il Dirigente Scolastico
Dal Codice della privacy, D.Lgs 196/2003:
Art. 4, comma f) – Definizioni:
“Titolare", la persona
fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi
altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente
ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle
modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti
utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza.
Art. 28 – Titolare del trattamento:
Quando il trattamento e'
effettuato da una persona giuridica, da una pubblica amministrazione o
da un qualsiasi altro ente, associazione od organismo, titolare del
trattamento e' l'entità nel suo complesso o l'unità od
organismo periferico che esercita un potere decisionale del tutto
autonomo sulle finalità e sulle modalità del trattamento,
ivi compreso il profilo della sicurezza.
Titolare del trattamento è
quindi la stessa istituzione scolastica, ma la titolarità viene
materialmente esercitata dal Dirigente Scolastico, in quanto
rappresentante legale dell’istituzione.
E’ il dirigente scolastico
che decide come organizzare la privacy nella scuola e, nel fare
ciò, haampie facoltà discrezionali: può decidere
per esempio se nominare o meno un responsabile o con quale
modalità raccogliere i dati personali.
Qualora il Dirigente decida di non
nominare un Responsabile della privacy, dovrà egli stesso
esercitare anche le funzioni operative connesse a tale ruolo, come, ad
esempio, le nomina degli incaricati.
Il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (D.S.G.A.)
Dal Codice della privacy, D.Lgs 196/2003:
Art. 4, comma g) – Definizioni:
"Responsabile", la persona
fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi
altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al
trattamento di dati personali.
Art. 29 – Responsabile del trattamento:
Il responsabile è
designato dal titolare facoltativamente. Se designato, il responsabile
e' individuato tra soggetti che per esperienza, capacità ed
affidabilità forniscano idonea garanzia del pieno rispetto delle
vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo
relativo alla sicurezza.Ove necessario per esigenze organizzative,
possono essere designati responsabili piu' soggetti, anche mediante
suddivisione di compiti.I compiti affidati al responsabile sono
analiticamente specificati per iscritto dal titolare.Il responsabile
effettua il trattamento attenendosi alle istruzioni impartite dal
titolare il quale, anche tramite verifiche periodiche, vigila sulla
puntuale osservanza delle disposizioni di cui al comma 2 e delle
proprie istruzioni.
Il D.S.G.A., avendo
la diretta responsabilità nella gestione del personale
amministrativo, è la figura più idonea a ricoprire il
ruolo di Responsabile della Privacy.
I suoi compiti come responsabile
consistono nel sovrintendere all’attuazione delle istruzioni
impartite dal Dirigente Scolastico, individuare gli incaricati del
trattamento ed incaricarli con nomina scritta, preoccuparsi di fornire
agli stessi l’adeguata formazione, attuare un controllo sulle
problematiche di maggior rilievo riportandole al Dirigente Scolastico
per una decisione, redarre il Documento Programmatico sulla Sicurezza
(D.P.S.).
In sintesi, deve assicurare al
Dirigente Scolastico la piena conformità delle procedure
organizzative e operative alla legge sulla Privacy.
Il personale ATA
Dal Codice della privacy, D.Lgs 196/2003
Art. 4, comma h) – Definizioni:
“Incaricati", le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile;
Art. 30 – Incaricati del trattamento:
Le operazioni di trattamento
possono essere effettuate solo da incaricati che operano sotto la
diretta autorita' del titolare o del responsabile, attenendosi alle
istruzioni impartite. La designazione e' effettuata per iscritto e
individua puntualmente l'ambito del trattamento consentito. Si
considera tale anche la documentata preposizione della persona fisica
ad una unita' per la quale e' individuato, per iscritto, l'ambito del
trattamento consentito agli addetti all'unita' medesima.
Gli assistenti amministrativi, che
nella scuola operano in diverse aree (amministrativa, del personale,
didattica, affari generali) devono essere nominati
“incaricati” dal “Responsabile del trattamento”
o, se questi non è stato nominato, direttamente dal Dirigente
Scolastico.
Essi possono trattare i dati personali limitatamente all’ambito consentito dalla loro lettera di incarico.
Nel DPS va indicata, per ogni incaricato, l’area di appartenenza, con un riassunto dei suoi compiti principali.
Vediamo come si possono descrivere
i compiti degli assistenti ATA nella loro suddivisione in
Amministrativi, Tecnici e Ausiliari (ATA):
Assistenti Amministrativi
Incaricati area contabilità:
- redazione del bilancio;
- redazione del conto consuntivo;
- tenuta della contabilità;
- gestione dei fornitori;
- acquisti di materiali e attrezzature.
Incaricati area personale:
- trattamento economico e fiscale del personale docente, non docente e consulenti;
- gestione delle graduatorie di istituto;
- valutazione domande di supplenza;
- reclutamento personale supplente;
- assenze del personale;
- posizioni giuridiche del personale;
- assunzioni in servizio;
- contratti di lavoro;
- pratiche di pensione e disoccupazione;
- gestione degli scioperi.
Incaricati area didattica:
- raccolta e registrazione di dati relativi agli alunni e alle famiglie;
- iscrizioni;
- scrutini, esami, compilazione diplomi e pagelle;
- predisposizione registri di classe;
- comunicazione all’esterno di dati degli studenti;
- produzione elenchi nominativi docenti;
- gestione rapporti famiglie;
- produzione e gestione materiale per elezioni scolastiche;
- assenze;
- borse di studio;
- buoni libro;
- pratiche infortuni.
Incaricati area affari generali:
- gestione protocollo;
- corrispondenza.
Assistenti tecnici
- collaborazione con il corpo docente per le attività di laboratorio;
- eventuali rapporti con fornitori.
Collaboratori scolastici
Eventuale trattamento di alcuni dati principalmente con seoggetti esterni alla scuola.
Il personale docente
Anche i docenti devono essere
nominati incaricati del trattamento, in quanto chiamati a trattare i
dati comuni e sensibili degli alunni contenuti nei registri di classe,
nel portfolio e nei certificati medici.
I compiti dei docenti sono:
- aggiornamento del registro di classe;
- gestione delle assenze degli alunni;
- gestione di documenti di valutazione;
- controllo dei certificati medici degli alunni
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